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Checklist antes de publicar un documento con datos personales

Ocho comprobaciones concretas, en el orden en que tiene sentido hacerlas, antes de compartir o publicar cualquier documento que mencione a una persona identificable.

1. ¿Hace falta identificar a la persona para el fin de este documento? Si la respuesta es no, ese es el primer dato que sobra — antes incluso de pensar en cómo anonimizarlo.
2. Revisa el cuerpo del documento, no solo la primera página. Es habitual anonimizar el encabezado de un contrato y olvidar que el mismo nombre reaparece en el anexo o en la firma.
3. Comprueba que lo "tapado" no se pueda copiar. Selecciona todo el texto (Ctrl+A) y pégalo en un editor de texto simple. Si el dato aparece, no está anonimizado — más detalle aquí.
4. Revisa los metadatos del archivo (autor, título, empresa) en las propiedades del documento — pueden filtrar un nombre que sí quitaste del cuerpo del texto.
5. Comprueba el nombre del propio archivo. "contrato_juan_perez_dni_12345678z.pdf" identifica a alguien antes incluso de abrirlo.
6. Si el documento tiene un código de verificación o enlace permanente (por ejemplo, un CSV de sede electrónica), confirma que ese enlace no lleva a una versión sin anonimizar del mismo documento.
7. Si ya lo publicaste antes sin anonimizar y ahora lo corriges, verifica que la versión antigua deja de ser accesible (caché de buscadores, copias en otros sitios) y no solo que subiste una nueva.
8. Guarda tu propia copia sin anonimizar en un sitio seguro antes de compartir la versión pública — la anonimización debe aplicarse a la copia que sale, no sustituir tu archivo de trabajo.

Varios organismos españoles han sido sancionados o apercibidos por la AEPD precisamente por saltarse alguno de estos pasos — puedes ver los expedientes reales en casos reales de RGPD, o revisar qué exige exactamente la norma en anonimizar según el RGPD.